Prywatność danych — informacje dla wszystkich potencjalnych pracowników (Komunikat na temat ochrony prywatności w związku z rekrutacją)

Wizją Coty w zakresie prywatności danych jest aktywne budowanie zaufania naszych klientów, konsumentów i pracowników poprzez ugruntowany ład oraz proaktywne zarządzanie sposobem, w jaki Dane osobowe są rejestrowane, przetwarzane i wykorzystywane. Firma Coty dokłada wszelkich starań na rzecz ochrony danych oraz promowania prywatności poszczególnych osób, jak również generowania wartości biznesowej poprzez lepsze zrozumienie naszych danych, a także ich przetwarzanie w sposób uporządkowany i celowy. #BehaveBeautifully

Szybkie łącza

Zachęcamy do przeczytania tego Komunikatu w celu zapoznania się z kompletem informacji. Niemniej jednak, jeśli użytkownik pragnie przejść do konkretnej sekcji Komunikatu, może kliknąć odpowiedni link poniżej, aby zostać przekierowanym do wybranej części:

1. Wprowadzenie

1.1 Szanujemy prawo do prywatności poszczególnych osób i dokładamy wszelkich starań na rzecz odpowiedzialnego i zgodnego z obowiązującym prawem przetwarzania danych osobowych. Ważne jest, aby uważnie i w całości przeczytać niniejszy Komunikat, ponieważ określa on, w jaki sposób firma Coty przetwarza dane osobowe kandydatów na pracowników lub współpracowników naszej firmy oraz prawa, jakie im przysługują w związku z tymi danymi. Termin "kandydaci" jest stosowany w niniejszym Komunikacie w odniesieniu do wszystkich osób, które ubiegają się o pracę albo w inny sposób chcą z nami współpracować (na stałe lub tymczasowo).

W razie jakichkolwiek wątpliwości, uwag lub pytań dotyczących niniejszego Komunikatu prosimy o skontaktowanie się z nami z użyciem danych kontaktowych podanych poniżej w punkcie 8.

2. Rodzaje danych osobowych, które zbieramy podczas rekrutacji

2.1 Dane zbierane przez nas automatycznie

Istnieje możliwość odwiedzania strony firmy Coty poświęconej pracy, w tym rekrutacji, w naszej witrynie internetowej („Witryna”) i szukania pracy bez podawania danych osobowych. Jednak pewne dane pobierane są automatycznie z urządzenia użytkownika, gdy odwiedza on naszą Witrynę. Możemy również zbierać informacje o tym, w jaki sposób urządzenie użytkownika nawiązało z nami kontakt, w tym o odwiedzanych stronach i klikniętych łączach, o sposobie nawigacji do i z Witryny, o awariach i błędach pobierania oraz o czasie reakcji. Więcej na temat plików cookie i pokrewnych technologii, jak również na temat sposobu modyfikacji ustawień plików cookie, można dowiedzieć się z punktu dotyczącego plików cookie poniżej.

2.2 Dane osobowe pobierane od użytkownika

W procesie rekrutacji zbieramy i przetwarzamy dane osobowe użytkownika zależne od etapu procesu, stanowiska, o jakie użytkownik się ubiega i zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Dotyczy to (m.in.) następujących danych:

  • Dane identyfikacyjne i kontaktowe – w tym imię i nazwisko, adres zamieszkania, adres e-mail, numer telefonu i inne dane kontaktowe, płeć, data urodzenia, obywatelstwo(-a), identyfikatory krajowe (takie jak krajowy dowód osobisty/paszport, numer(y) ubezpieczenia społecznego).
  • Historia zatrudnienia – na przykład poprzedni pracodawcy i stanowiska pracy.
  • Informacje ogólne – takie jak kwalifikacje akademickie/specjalistyczne, kwalifikacje zawodowe, wykształcenie, dane zawarte w CV/życiorysie (które mogą zawierać szczegóły dotyczące członkostwa w organizacjach lub zainteresowań stanowiących poufne dane osobowe), odpisy dokumentów i referencje zawodowe.
  • Dane kontaktowe osób podanych w ewentualnych referencjach prywatnych lub poprzednich pracodawców (w tym imię i nazwisko, dane kontaktowe, pracodawca i stanowisko pracy).
  • Szczegóły dotyczące statusu imigracyjnego/wizowego.
  • Poprzednie aplikacje/stanowiska (informacje dotyczące poprzednich aplikacji złożonych w Grupie Firmy i/lub ewentualna dotychczasowa historia zatrudnienia w Grupie Firmy).
  • Inne informacje dobrowolnie podane podczas całego procesu, m.in. w ośrodkach oceny / w trakcie ćwiczeń i rozmów kwalifikacyjnych.

Co do zasady w trakcie procesu rekrutacji staramy się nie zbierać i nie przetwarzać żadnych z następujących danych: informacji ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, przekonania religijne, polityczne lub filozoficzne albo przynależność do związków zawodowych; danych genetycznych; danych biometrycznych w celu jednoznacznej identyfikacji; informacji dotyczących zdrowia/życia seksualnego („Wrażliwe dane osobowe”), chyba że jest to dozwolone przez prawo lub, jeśli to konieczne, w celu wywiązania się z obowiązku prawnego.

Jednakże w pewnych okolicznościach możemy być zmuszeni do zebrania lub poproszenia o dobrowolne ujawnienie określonych Wrażliwych danych osobowych w uzasadnionych celach związanych z rekrutacją: na przykład informacji o pochodzeniu rasowym/etnicznym, płci i niepełnosprawności na potrzeby monitorowania równych szans w zatrudnieniu, zastosowania się do przepisów antydyskryminacyjnych i obowiązków sprawozdawczych wobec organów władzy; informacji o zdrowiu fizycznym lub psychicznym w celu rozważenia możliwości dostosowania się do procesu rekrutacyjnego i/lub późniejszej pracy zawodowej. Użytkownik może dobrowolnie przekazać nam inne Wrażliwe dane osobowe w trakcie procesu rekrutacji. Firma Coty dokłada wszelkich starań, aby zapewniać równe szanse zatrudnienia, a wszelkie podane przez użytkownika Wrażliwe dane osobowe są przetwarzane w sposób bezpieczny i poufny, a ponadto nie mają wpływu na decyzje o zatrudnieniu.

2.3 Dane osobowe zbierane z innych źródeł:

  • Referencje przekazane przez osoby udzielające referencji.
  • Inne informacje ogólne przekazane lub potwierdzone przez instytucje akademickie oraz instytucje szkoleniowe bądź certyfikujące.
  • Dane z rejestrów karnych uzyskane w ramach weryfikacji karalności.
  • Informacje przekazane przez instytucje sprawdzające informacje i innych zewnętrznych posiadaczy baz danych (na przykład instytucje badające zdolność kredytową czy rejestry sankcji zawodowych/innych).
  • Informacje przekazane przez agencje rekrutacyjne lub agencje doradztwa personalnego.
  • Informacje zbierane z publicznie dostępnych źródeł, w tym z wszelkich platform społecznościowych, z których użytkownicy korzystają, czy innych informacji dostępnych w Internecie.

(w każdym przypadku – jeżeli jest to dopuszczalne i zgodne z obowiązującym prawem). Cele przetwarzania danych osobowych

3. Cele przetwarzania danych osobowych

3.1 Dane osobowe użytkownika zbieramy i wykorzystujemy w celach rekrutacyjnych, w szczególności w celu określenia jego kwalifikacji do zatrudnienia i podjęcia decyzji o zatrudnieniu. Na mocy obowiązującego prawa o ochronie danych osobowych jesteśmy zobowiązani spełnić jeden lub więcej określonych wymogów prawnych, zanim będziemy mogli zebrać i wykorzystać dane osobowe użytkownika. Przetwarzając dane osobowe w związku z procesem rekrutacji, firma Coty opiera się na następujących podstawach prawnych:

Jaka jest podstawa prawna?

Wykonywanie lub zawieranie umów Plus signMinus sign
W ramach procesu rekrutacji musimy przetworzyć dane użytkownika, aby ocenić jego umiejętności, kwalifikacje i przygotowanie do określonego stanowiska, zweryfikować jego dane, przeprowadzić kontrole referencji lub informacji ogólnych (w stosownych przypadkach), zarządzać procesem zatrudniania i komunikować się w tej sprawie z użytkownikiem.
Przestrzeganie naszych zobowiązań prawnych. Plus signMinus sign
Jak to opisano w punkcie 2.2 możemy być zmuszeni do przetwarzania danych użytkownika w celu wypełnienia naszych zobowiązań prawnych, w tym zobowiązań wynikających z przepisów imigracyjnych i prawa pracy.
Realizacja uzasadnionych interesów. Plus signMinus sign
O ile przetwarzanie takie nie jest zabronione ze względu na prawa użytkownika, wolno nam korzystać z jego danych osobowych w celu realizacji naszych uzasadnionych interesów, na przykład w celach sprawozdawczości zarządczej oraz w celu ochrony praw i interesów firmy Coty, naszych pracowników, kandydatów i innych osób, zgodnie z wymogami i przepisami obowiązującego prawa.
Zgoda. Plus signMinus sign
W pewnych ograniczonych okolicznościach możemy polegać na zgodzie użytkownika w celu zbierania i wykorzystania jego danych osobowych. Na przykład możemy polegać na zgodzie wtedy, gdy użytkownik przekazał nam Wrażliwe dane osobowe. W razie wymogu zgody użytkownik zostanie powiadomiony o nim w momencie, gdy poprosimy o jego dane. Użytkownik może wycofać swoją zgodę w dowolnym momencie, kontaktując się z nami z użyciem danych kontaktowych podanych poniżej w punkcie 8.
Żywotne interesy. Plus signMinus sign
W niektórych przypadkach możemy potrzebować danych osobowych użytkownika, aby chronić żywotne interesy nasze lub innej osoby.

Jeśli użytkownik zostanie przyjęty do pracy w firmie Coty, dane zebrane w trakcie procesu rekrutacji będą stanowiły część jego bieżącej dokumentacji pracowniczej i będą przetwarzane zgodnie z naszym Komunikatem na temat ochrony prywatności pracowników.

4. Komu udostępniamy dane osobowe i przesyłanie ich za granicę

4.1 Dbamy o to, aby udostępniać dane osobowe tylko tym osobom, które potrzebują takiego dostępu do wykonywania swoich zadań i obowiązków oraz osobom trzecim, które mają uzasadniony cel uzyskania do nich dostępu. W każdym przypadku, gdy zezwolimy stronie trzeciej na dostęp do danych osobowych, wprowadzimy odpowiednie środki w celu zapewnienia, że informacje będą wykorzystywane w sposób zgodny z niniejszym Komunikatem oraz że bezpieczeństwo i poufność informacji będą zachowane.

4.2 Przekazywanie danych do innych spółek grupy

Dane osobowe użytkownika będziemy udostępniać innym członkom Grupy Firmy na całym świecie na potrzeby administrowania naszymi procesami rekrutacyjnymi i przechowywania danych.

4.3 Przekazywanie danych do usługodawców zewnętrznych

Określone dane osobowe możemy udostępniać osobom trzecim, które świadczą na naszą rzecz usługi związane z procesem rekrutacji, takim jak: * agencje rekrutacyjne lub agencje doradztwa personalnego uczestniczące w rekrutacji; * instytucje sprawdzające informacje lub świadczące podobne usługi, a także odpowiednie lokalne agencje sprawdzające rejestry karne; * dostawcy usług przechowywania danych, usług wspólnych i platform rekrutacyjnych, programistów oraz dostawców usług wsparcia i hostingu w związku z naszą stroną internetową poświęconą pracy; * osoby trzecie, które zapewniają wsparcie i doradztwo, na przykład w zakresie prawa, finansów/audytu, doradztwa zarządczego, w zakresie ubezpieczeń, zdrowia i bezpieczeństwa oraz ochrony.

4.4 Dane osobowe możemy również ujawniać osobom trzecim na innych zgodnych z prawem podstawach, takich jak:

  • W przypadku, gdy użytkownik wyraził zgodę;
  • W celu wykonania naszych zobowiązań prawnych, w tym w razie konieczności w celu zastosowania się do przepisu, regulacji lub umowy albo w odpowiedzi na nakaz sądowy, postępowanie administracyjne lub sądowe, w tym m.in. wezwanie sądowe, audyt urzędowy lub nakaz rewizji;
  • W odpowiedzi na zgodne z prawem wnioski władz publicznych (w tym dotyczące podatków, imigracji, zdrowia i bezpieczeństwa, bezpieczeństwa narodowego czy egzekucji prawa);
  • W razie konieczności w celu ustalenia, wykonania lub obrony przed potencjalnymi, grożącymi bądź faktycznymi roszczeniami prawnymi;
  • W przypadku, gdy jest to konieczne do ochrony żywotnych interesów użytkownika lub innej osoby;
  • W związku ze sprzedażą, cesją lub innym przeniesieniem całości bądź części naszej firmy.

W pewnych przypadkach, w wyniku opisanego powyżej przypadku udostępnienia danych, dane osobowe użytkownika mogą być przekazywane do innego kraju, w tym z Europejskiego Obszaru Gospodarczego do kraju leżącego poza nim. W krajach tych mogą obowiązywać przepisy o ochronie danych różniące się od przepisów obowiązujących w kraju użytkownika (a w niektórych przypadkach ochrona może słabsza).

Spółki z naszej grupy, spółki stowarzyszone i zewnętrzni usługodawcy działają na całym świecie. Oznacza to, że kiedy zbieramy dane osobowe użytkownika, możemy je przetwarzać w każdym z tych krajów zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi prywatności danych.

5. Okresy przechowywania danych

5.1 Dane osobowe są przechowywane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa tak długo, jak jest to konieczne do realizacji celów opisanych w niniejszym Komunikacie lub w inny sposób wymagany przez obowiązujące prawo. Ogólnie rzecz biorąc, oznacza to, że dane osobowe użytkownika będą przechowywane:

  • zgodnie z okresami przechowywania określonymi w firmowym Komunikacie na temat ochrony prywatności pracowników (kiedy użytkownik zostanie naszym pracownikiem) lub
  • przez okres 12 miesięcy po potwierdzeniu, że aplikacja została odrzucona, chyba że użytkownik zażąda od nas usunięcia aplikacji wcześniej.

6. Prawa użytkownika do ochrony prywatności danych

6.1 Na mocy obowiązujących przepisów o ochronie danych użytkownik może korzystać z przysługujących mu praw w następujący sposób:

  • Jeśli użytkownik zechce uzyskać dostęp, poprawić, zaktualizować lub zażądać usunięcia swoich danych osobowych, może to zrobić w dowolnym momencie, kontaktując się z nami z użyciem danych kontaktowych podanych poniżej.
  • Użytkownik może wnieść sprzeciw wobec przetwarzania jego danych osobowych, poprosić nas o ograniczenie przetwarzania jego danych osobowych lub zażądać przeniesienia jego danych osobowych. Aby skorzystać z tych praw, należy skontaktować się z nami z użyciem danych kontaktowych podanych poniżej.
  • Jeśli zebraliśmy i przetwarzamy dane osobowe użytkownika za jego zgodą, może on w każdej chwili wycofać swoją zgodę. Wycofanie zgody użytkownika nie wpływa na legalność wszelkiego przetwarzania, które prowadziliśmy przed wycofaniem zgody, nie wpłynie również na przetwarzanie danych osobowych użytkownika w oparciu o legalną podstawę do przetwarzania inną niż zgoda.
  • Użytkownik ma prawo do wniesienia skargi do organu ochrony danych w sprawie zbierania i wykorzystywania przez nas jego danych osobowych. Aby uzyskać więcej informacji, należy skontaktować się z lokalnym organem ochrony danych. (Dane kontaktowe organów ochrony danych w Europejskim Obszarze Gospodarczym, Szwajcarii i niektórych krajach pozaeuropejskich są dostępne tutaj.)
  • Zgodnie z kalifornijskimi przepisami jeśli użytkownik jest mieszkańcem stanu Kalifornia, może poprosić i uzyskać od nas raz w roku bezpłatną informację dotyczącą ujawniania przez nas (jeśli nastąpiło) danych osobowych użytkownika stornom trzecim do celów marketingowych w poprzednim roku kalendarzowym.

Odpowiadamy na wszystkie wnioski otrzymywane od osób pragnących skorzystać ze swoich praw do ochrony danych zgodnie z obowiązującymi przepisami w zakresie ochrony danych.

7. Pliki cookie

7.1 Podobnie jak większość stron oraz aplikacji internetowych, firma Coty wykorzystuje pliki cookie i pokrewne technologie, aby optymalizować środowisko użytkownika Witryny.

Pliki cookie, najbardziej popularne z tych technologii, to małe pliki danych umieszczane na komputerze użytkownika w celu ułatwienia przeglądania stron firmy Coty i zwiększenia komfortu użytkownika.

Wykorzystanie tych plików można zablokować, odmawiając zgody na zapisywanie plików cookie lub zmieniając ustawienia przeglądarki. Większość przeglądarek zawiera instrukcje, jak przestać akceptować nowe pliki cookie, jak uzyskiwać powiadomienia o otrzymaniu nowego pliku cookie i jak wyłączyć istniejące pliki cookie. Należy jednak pamiętać, że po wyłączeniu plików cookie niektóre funkcje i usługi na stronach Coty mogą nie działać prawidłowo i mogą anulować odmowy, które bazują na plikach cookie, takie jak analizy stron internetowych.

Poniżej przedstawiono podstawowe cele, dla których strony internetowe Coty wykorzystują pliki cookie.

7.2 Rodzaje plików cookie

Pliki bezwzględnie konieczne - pozwalają firmie Coty zapewnić lepsze wrażenia w zakresie wydajności i bezpieczeństwa, na przykład ułatwiając logowanie na konto i sprawdzając, czy przeglądarka ma włączoną obsługę języka JavaScript.

Pliki dotyczące funkcjonalności/wydajności - strony Coty identyfikują lokalne preferencje użytkownika dotyczące przeglądania i uzyskiwania dostępu do strony internetowej, takie jak preferowany język, lokalna wersja strony internetowej, opcje wyświetlania, integracja z pocztą e-mail lub mediami społecznościowymi (tj. umożliwienie udostępniania strony Coty za pośrednictwem konta na Facebooku).

8. Dane kontaktowe

8.1 Wszelkie pytania bądź prośby związane z niniejszym Komunikatem należy kierować na adres data_privacy@cotyinc.com. Wszelkie wątpliwości można też zgłaszać swojemu doradcy rekrutacyjnemu, osobie kontaktowej z działu HR lub kierownikowi ds. zatrudnienia.