Protection des données – Informations destinées aux candidats (Déclaration concernant la protection des données pendant le recrutement)

L’approche de Coty en matière de protection des données est d’établir la confiance avec nos clients, nos consommateurs et nos collaborateurs, grâce à une gouvernance solide et une gestion proactive des modes de recueil, de traitement et d’utilisation des données personnelles. Coty est attaché à protéger les données et à préserver la vie privée des individus tout autant qu’à créer de la valeur ajoutée, en interprétant mieux nos données et en les traitant d’une façon structurée et systématique. #BehaveBeautifully

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1. Introduction

1.1 Nous respectons le droit à la vie privée des personnes et nous nous engageons à traiter les informations personnelles de façon responsable et conformément à la législation en vigueur. Il est important que vous lisiez attentivement l’intégralité de cette Déclaration, car elle liste les modalités de traitement de vos données personnelles lorsque vous postulez à un poste chez Coty ou à une autre fonction dans notre entreprise, ainsi que vos droits sur ces informations. Dans cette Déclaration, le terme « candidat » désigne toute personne qui postule à un emploi, ou qui souhaite travailler avec ou pour nous (de façon permanente ou non).

En cas de doute, ou si vous avez des commentaires ou des questions concernant cette Déclaration, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées indiquées dans la Section 8 ci-dessous.

2. Types de données personnelles que nous recueillons lorsque vous postulez

2.1 Informations recueillies automatiquement

Vous pouvez consulter le site Carrières de Coty, notamment la rubrique recrutement de notre site internet (« Site internet »), et rechercher un poste sans communiquer d’informations personnelles. Cependant, certaines données sont recueillies automatiquement à partir de l’appareil que vous utilisez pour consulter notre site. Nous pouvons également recueillir des informations concernant votre activité sur notre site, notamment les pages consultées et les liens sur lesquels vous avez cliqué, votre historique de navigation avant et après votre visite sur notre site, les incidents, les erreurs de téléchargement et les temps de réponse. En consultant les rubriques dédiées aux cookies, vous en saurez plus sur les cookies et les technologies du même type, notamment comment modifier vos paramètres.

2.2 Informations personnelles communiquées par vos soins

Au cours du processus de recrutement, nous recueillerons et traiterons vos informations personnelles en fonction de la phase du recrutement concernée et du poste auquel vous postulez, dans le respect de la législation en vigueur. Ces informations comprennent (liste non exhaustive) :

  • Les données d’identification et les coordonnées, notamment votre nom, adresses postale et électronique, numéro de téléphone et autres coordonnées, sexe, date de naissance, nationalité(s), numéros nationaux d’identification (par exemple les numéros de CNI/passeport ou de sécurité sociale). • Expérience professionnelle – employeurs précédents et postes/fonctions occupés. • Informations concernant votre parcours – par exemple vos diplômes/qualifications professionnelles, qualifications pour le poste, formation, les informations reprises dans votre CV (ex : l’appartenance à une organisation ou un centre d’intérêt constituant des données personnelles sensibles), attestations scolaires et références professionnelles. • Informations concernant vos références personnelles ou professionnelles (nom, coordonnées, employeur et fonction occupée). • Informations sur votre statut de migrant/de visa. • Historique de vos candidatures/postes (informations concernant des candidatures antérieures dans le Groupe ou des postes précédemment occupés dans le Groupe). • Toute autre information communiquée de votre plein gré au cours du processus, notamment par le biais de centres d’évaluation, d’exercices et d’entretiens.

En règle générale, nous essayons pendant le processus de recrutement de ne pas recueillir ou de traiter les catégories de données suivantes : origine ethnique ou raciale, convictions religieuses, politiques ou philosophiques, appartenance à un syndicat, données génétiques, données biométriques à des fins d’identification unique, informations sur votre santé/votre vie sexuelle (« Données personnelles sensibles »), sauf si la législation en vigueur le permet ou le demande.

Cependant, dans certaines situations, nous pouvons être amenés à recueillir, ou à demander sur la base du volontariat, certaines Données personnelles sensibles, à des fins légitimes dans le cadre du recrutement : par exemple, des données sur votre origine raciale ou ethnique, votre genre ou vos handicaps, dans le cadre de la surveillance de l’égalité des chances, ou pour respecter les lois anti-discrimination ou les obligations de rendre compte aux pouvoirs publics, ou encore des informations sur votre condition mentale ou physique afin de prévoir des aménagements du processus de recrutement et/ou de votre future fonction. Au cours du processus de recrutement, vous pouvez nous communiquer, de votre plein gré, d’autres Données personnelles sensibles. Coty s’engage à respecter l’égalité des chances et toutes les Données personnelles sensibles que vous nous fournirez seront traitées confidentiellement et en toute sécurité, et n’auront aucune impact sur le choix du candidat.

2.3 Données personnelles obtenues d’autres sources :

  • Références communiquées par les personnes que vous avez désignées.
  • Les autres informations sur votre parcours fournies ou confirmées par des institutions universitaires et des organismes de formation ou de certification.
  • Les informations provenant d’extraits de casier judiciaire.
  • Les informations communiquées par les agences vérifiant les antécédents et par les propriétaires d’autres bases de données externes (tels que les sociétés de renseignements commerciaux/les registres des sanctions).
  • Les informations fournies par les cabinets de recrutement ou de recherche de cadres.
  • Les informations recueillies auprès d’autres sources publiques, notamment les réseaux sociaux sur lesquels vous êtes présent ou les autres informations publiques disponibles en ligne.

(si cela est autorisé et conforme à la législation en vigueur).

3. Finalités du traitement des données personnelles

3.1 Nous recueillons et nous utilisons vos données personnelles dans le cadre du recrutement, notamment pour vérifier que vous êtes qualifié pour le poste et pour prendre notre décision. Dans le cadre de la législation en vigueur sur la protection des données, nous devons respecter un ou plusieurs fondements juridiques avant de pouvoir recueillir et utiliser vos informations personnelles. Dans le cadre du traitement de vos informations pendant le processus de recrutement, Coty s’appuie sur les fondements juridiques suivants :

Quels sont les fondements juridiques ?

Exécution ou conclusion d’un contrat Plus signMinus sign
Dans le cadre du processus de recrutement pour un poste spécifique, nous devons traiter vos données pour évaluer vos compétences, vos qualifications et votre parcours, vérifier vos informations, vos références et vos antécédents (le cas échéant), gérer le recrutement et en parler avec vous.
Respect de nos obligations légales. Plus signMinus sign
Comme nous l’avons vu dans la section 2.2, nous pouvons être amenés à traiter vos données pour respecter nos obligations légales, notamment celles en lien avec les lois sur l’immigration et le droit du travail.
Défendre nos intérêts légitimes. Plus signMinus sign
Si vos droits ne priment pas sur le traitement de vos données, nous sommes autorisés à utiliser vos informations personnelles pour défendre nos intérêts légitimes, par exemple pour rendre compte à nos dirigeants, protéger les droits et les intérêts de Coty ou de nos collaborateurs actuels ou potentiels, en conformité avec la législation en vigueur.
Consentement.Plus signMinus sign
Dans certaines circonstances bien précises nous pouvons nous appuyer sur votre consentement au recueil et à l’utilisation de vos informations personnelles. Nous pouvons par exemple nous appuyer sur votre consentement dans les cas où vous nous avez communiqué des données personnelles sensibles. Si nous nous appuyons sur votre consentement, nous vous l’expliquerons clairement au moment où nous vous demanderons vos informations. À tout moment, vous pouvez retirer votre consentement en nous contactant grâce aux coordonnées indiquées dans la Section 8 ci-dessous.
Intérêts vitaux.Plus signMinus sign
Dans certains cas, nous devons utiliser vos informations personnelles afin de protéger vos intérêts vitaux ou ceux d’une autre personne.

Si vous êtes embauché chez Coty, les informations recueillies pendant le processus de recrutement seront intégrées à votre dossier RH et seront traitées conformément à notre Déclaration sur la protection de la vie privée des salariés (Employee Privacy Notice).

4. Communication de vos données personnelles, y compris à l’étranger

4.1 Nous veillons à n’accorder l’accès aux données personnelles qu’aux personnes ayant besoin de ces données dans le cadre de leurs fonctions, et aux tiers qui ont une raison légitime d’y avoir accès. Chaque fois que nous autoriserons un tiers à accéder à des données personnelles, nous prendrons les mesures adéquates pour garantir l’utilisation de ces informations conformément à cette Déclaration et pour préserver la sécurité et la confidentialité des informations.

4.2 Transferts vers d’autres sociétés du Groupe

Dans le cadre de la gestion de nos processus de recrutement et de la conservation des données, nous communiquerons vos données personnelles à d’autres salariés du Groupe dans le monde.

4.3 Transferts vers des prestataires de service

Nous pouvons mettre certaines données personnelles à la disposition de prestataires de services impliqués dans le processus de recrutement, notamment :

  • les cabinets de recrutement, ou de recherche de cadres, participant à votre recrutement ;
  • les agences de vérification d’antécédents, les autres prestataires opérant une présélection et les organismes locaux vérifiant les casiers judiciaires ;
  • les fournisseurs de stockage de données, de services partagés et les plateformes de recrutement, les développeurs informatiques, les fournisseurs de services d’assistance et d’hébergement liés à notre site Carrières ;
  • les tiers apportant leur aide et leurs conseils, notamment en matière juridique, financière, d’audit, de consulting, d’assurance, et de santé et sécurité.

4.4 Nous pouvons également communiquer des informations personnelles à des tiers en nous fondant sur d’autres fondements juridiques, notamment :

  • Si vous avez donné votre consentement ;
  • Pour nous conformer à nos obligations légales, notamment pour respecter la loi, la réglementation ou un contrat, une décision de justice, un processus administratif ou judiciaire, y compris mais sans s’y limiter, une assignation à comparaître, un audit des autorités ou un mandat de perquisition ;
  • En réponse à des demandes légitimes des pouvoirs publics (notamment en matière de fiscalité, d’immigration, de santé et de sécurité, de sécurité nationale ou d’application des lois) ;
  • Si nécessaire, pour engager ou exercer une action en justice potentielle, envisagée ou réelle, ou pour se défendre contre une telle action ;
  • Si nécessaire, pour protéger vos intérêts vitaux ou ceux d’une autre personne ;
  • Dans le cas de la vente, de la transmission ou du transfert de tout ou partie de notre entreprise.

Dans certains cas, le partage d’informations évoqué plus haut peut entraîner le transfert de vos données personnelles à l’étranger, y compris depuis l’Espace économique européen jusqu’à un pays n’en faisant pas partie. Il est possible que, dans ces pays, les lois sur la protection des données soient différentes de celles de votre pays (et, dans certains cas, qu’elles offrent un niveau inférieur de protection).

Plus précisément, les sociétés de notre groupe, nos sociétés affiliées et nos prestataires de services sont présents dans le monde entier. Après le recueil de vos données personnelles, nous pouvons donc être amenés à les traiter dans tous ces pays en observant la législation en vigueur sur la protection des données.

5. Durées de conservation des données

5.1 Les données personnelles seront conservées conformément à la législation en vigueur et aussi longtemps que nécessaire pour atteindre la finalité présentée dans cette Déclaration, ou bien conformément à la loi en vigueur. Cela signifie qu’en règle générale vos données personnelles seront conservées :

  • conformément aux durées de conservation énoncées dans notre Déclaration sur la protection de la vie privée des salariés (Employee Privacy Notice) ;
  • pendant les 12 mois suivant l’annonce que votre candidature n’a pas été retenue, sauf si vous demandez que votre dossier de candidature soit détruit.

6. Vos droits à la protection des données

6.1 Vous pouvez exercer les droits dont vous disposez en vertu de la législation en vigueur sur la protection des données de la façon suivante :

  • Si vous souhaitez consulter, corriger ou actualiser vos données personnelles, ou demander leur destruction, vous pouvez le faire à tout moment en nous contactant aux coordonnées indiquées ci-dessous.
  • Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles ou demander que ce traitement soit limité, ou bien demander la portabilité de vos données. Vous pouvez exercer ces droits en nous contactant grâce aux coordonnées indiquées ci-dessous.
  • Si nous avons recueilli et traité vos données personnelles avec votre consentement, vous pouvez retirer ce consentement à tout moment. Le retrait de votre consentement n’affectera pas la légalité de tout traitement que nous pourrions avoir effectué avant ce retrait, ni le traitement de vos informations personnelles effectué sur la base de fondements juridiques autres que le consentement.
  • Vous avez le droit de formuler une plainte auprès d’une autorité chargée de la protection des données à propos du recueil et de l’utilisation de vos données personnelles par nos soins. Pour plus d’informations, veuillez contacter l’autorité chargée de la protection des données dans votre pays. (Vous trouverez ici les coordonnées des autorités chargées de la protection des données dans l’Espace économique européen, en Suisse et dans certains autres pays non européens.)
  • Conformément à la loi Californienne, si vous êtes résident de Californie, vous pouvez une fois par an nous demander et recevoir gratuitement les informations concernant la divulgation (pour autant qu’elle existe) de vos données personnelles à des tiers, à des fins marketing, durant l’année calendaire précédente.

Nous répondons à toutes les requêtes de personnes souhaitant exercer leurs droits de protection des données, conformément aux lois en vigueur sur la protection des données.

7. Cookies

7.1 Comme la plupart des sites internet et des applications, le site Coty utilise des cookies et des technologies similaires pour optimiser votre expérience de navigation.

Les cookies, la plus courante de ces technologies, sont de petits fichiers de données installés sur votre ordinateur pour faciliter votre navigation et améliorer votre expérience utilisateur sur les sites Coty.

Vous pouvez éviter cette installation en refusant les cookies ou en modifiant les paramètres de votre navigateur. La plupart des navigateurs vous indiquent comment refuser de nouveaux cookies, comment être averti quand vous recevez un nouveau cookie et comment désactiver les cookies existants. Veuillez noter cependant que, si vous désactivez les cookies, certaines fonctionnalités et certains services disponibles sur les sites Coty pourront ne plus fonctionner correctement et annuler les options de refus (opt-out) qui reposent sur les cookies, par exemple l’analyse d’audience.

Vous trouverez ci-dessous les raisons principales pour lesquelles les sites internet Coty utilisent des cookies.

7.2 Types de cookies

Strictement nécessaires – Ils permettent à Coty d’offrir une meilleure expérience, au niveau performances et sécurité, par exemple en simplifiant la connexion à votre compte et en vérifiant si JavaScript est activé sur votre navigateur.

Fonctionnement/Performances - Les sites Coty détecteront vos préférences de navigation et d’accès au site, telles que votre choix de langue, la version locale du site, les options d’affichage, et l’intégration de votre messagerie électronique ou de vos réseaux sociaux (en vous permettant par exemple de partager des pages du site Coty via votre compte Facebook).

8. Coordonnées

8.1 Veuillez envoyer vos questions ou vos demandes concernant cette Déclaration à data_privacy@cotyinc.com. Vous pouvez aussi faire part de vos préoccupations à votre interlocuteur du cabinet de recrutement ou des RH, ou bien au manager chargé de ce recrutement.