Privacy dei dati: informazioni per tutti i potenziali dipendenti (Informativa sulla privacy in fase di ricerca del personale)
Per ciò che riguarda la privacy dei dati, Coty mira a costruire attivamente la fiducia dei nostri clienti, consumatori e dipendenti mediante una governance solida ed una gestione proattiva del metodo di raccolta, trattamento e utilizzo dei Dati personali. Coty si impegna a proteggere i dati e a favorire la privacy delle persone, oltre a fornire valore aziendale grazie ad una migliore comprensione dei nostri dati ed al loro trattamento strutturato e motivato. #BehaveBeautifully
Collegamenti rapidi
Vi invitiamo a leggere tutta la presente Informativa per assicurarvi di essere pienamente informati. Tuttavia, se desiderate accedere a una sezione specifica dell’Informativa, è sufficiente fare clic su uno dei link seguenti per accedervi direttamente:
- Introduzione
- Tipi di informazioni personali raccolte all’atto della candidatura
- Finalità del trattamento delle informazioni personali
- Con chi condividiamo le vostre informazioni personali e a chi le trasferiamo all’estero
- Periodi di conservazione dei dati
- I vostri diritti in materia di privacy dei dati
- Cookie
- Dettagli di contatto
1. Introduzione
1.1 Rispettiamo il diritto alla privacy delle persone e ci impegniamo a gestire le informazioni personali in modo responsabile e secondo le leggi applicabili. È importante che leggiate questa Informativa con attenzione e nella sua interezza poiché illustra il modo in cui Coty gestisce le vostre informazioni personali quando vi candidate per un lavoro o un ruolo diverso presso di noi, nonché i diritti di cui godete rispetto a tali informazioni. In questa Informativa, il termine “candidati” è usato per indicare chiunque si candidi per un lavoro o che cerchi altrimenti di svolgere attività lavorative con o per noi (che sia su base permanente o non permanente).
In caso di dubbi o commenti o domande inerenti a questa Informativa, contattateci mediante i dati di contatto indicati nella Sezione 8 sottostante.
2. Tipi di informazioni personali raccolte all’atto della candidatura
2.1 Informazioni raccolte automaticamente
Potete visitare il sito carriere di Coty, inclusa la sezione dedicata alla ricerca del personale del nostro sito web (“Sito web”) e cercare posizioni lavorative senza fornire informazioni personali. Tuttavia, raccogliamo alcune informazioni automaticamente dal vostro dispositivo quando visitate il nostro Sito web. Possiamo anche raccogliere informazioni su come il vostro dispositivo ha interagito con noi, tra cui le pagine a cui avete acceduto e i link che avete cliccato, come avete navigato verso e dal nostro Sito web, i crash e gli errori di download e i tempi di risposta. Per ulteriori informazioni sui cookie, sulle tecnologie simili e su come modificare le impostazioni dei cookie, consultate le sezioni sottostanti sui cookie.
2.2 Informazioni personali raccolte da voi
Durante il processo di ricerca del personale, raccoglieremo e tratteremo le vostre informazioni personali nel modo appropriato alla fase del processo, al ruolo per il quale vi siete candidati e secondo le leggi applicabili. Sono inclusi (a titolo esemplificativo ma non esaustivo):
- Dati di identificazione e dettagli di contatto, tra cui: nome, indirizzo, indirizzo di e-mail, numero di telefono e altre informazioni di contatto, genere, data di nascita, nazionalità, identificatori nazionali (come ad esempio carta d’identità/passaporto, numero/i di previdenza sociale).
- Storia lavorativa: come ad esempio datori di lavoro e titoli/posizioni professionali precedenti.
- Informazioni generali: come qualifiche accademiche/professionali, qualifiche lavorative, istruzione, dettagli presenti nel CV (che potrebbero comprendere i dettagli su eventuali affiliazioni o interessi che costituiscono informazioni personali sensibili), trascrizioni e referenze di lavoro.
- Dettagli di contatto di referenti personali o dei precedenti datori di lavoro (tra cui nome, dettagli di contatto, datore di lavoro e ruolo lavorativo).
- Dettagli dello stato del visto/immigrazione.
- Candidature/ruoli precedenti (informazioni sulle candidature precedenti e/o eventuali storie lavorative precedenti presso il Gruppo della Società).
- Altre informazioni da voi fornite volontariamente durante il processo, anche mediante i centri valutazione / gli esercizi ed i colloqui.
In generale, durante il processo di ricerca del personale, cerchiamo di non raccogliere o trattare nessuna delle seguenti informazioni: informazioni che rivelino l’origine razziale o etnica, il credo religioso, politico o filosofico o l’appartenenza ai sindacati; i dati genetici; i dati biometrici a scopo di identificazione univoca; oppure le informazioni inerenti alla vostra salute/vita sessuale (“Informazioni personali sensibili”), a meno che non sia autorizzato dalla legge o non sia necessario per il rispetto delle leggi applicabili.
Tuttavia, in determinate circostanze, potremmo dover raccogliere o richiedere la divulgazione volontaria di alcune Informazioni personali sensibili per scopi legittimi legati alla ricerca del personale: per esempio, le informazioni sull’origine razziale/etnica, il genere e le invalidità al fine di monitorare l’applicazione delle pari opportunità, di adempiere alle leggi anti-discriminazione e per obblighi governativi di notifica; oppure le informazioni sulla condizione fisica o mentale per pensare alle sistemazioni per il processo di ricerca del personale e/o il ruolo lavorativo conseguente. Potete fornire volontariamente altre Informazioni personali sensibili durante il processo di ricerca del personale. Coty si impegna a fornire pari opportunità di impiego e tutte le Informazioni personali sensibili che fornirete saranno trattate in sicurezza e con riservatezza e non influiranno sulla decisione di assunzione.
2.3 Informazioni personali raccolte da altre fonti:
- Referenze fornite da referenti.
- Altre informazioni generali fornite o confermate da istituti accademici e fornitori di formazione e certificazione.
- Dati della fedina penale ottenuti mediante controlli dei casellari giudiziari.
- Informazioni fornite da agenzie di controllo dei precedenti e da altri detentori di basi dati esterne (per esempio, le agenzie di valutazione del merito creditizio e i registri delle sanzioni professionali/di altro tipo).
- Informazioni fornite da agenzie di ricerca del personale o di executive search.
- Informazioni raccolte da fonti pubblicamente disponibili, tra cui le piattaforme dei social media che utilizzate o altre informazioni disponibili online.
(In ogni caso, ove consentito e d’accordo con la legge applicabile.)
3. Finalità del trattamento delle informazioni personali
3.1 Raccogliamo ed usiamo le vostre informazioni personali per le finalità di ricerca del personale, in particolare per determinare se siate qualificati per il lavoro e per decidere l’assunzione. Ai sensi della legge sulla privacy dei dati applicabile, siamo tenuti a soddisfare una o più basi giuridiche prima di poter raccogliere e utilizzare le vostre informazioni personali. Coty si affida a tali basi giuridiche quando tratta le vostre informazioni in relazione al processo di ricerca del personale:
Quali sono le basi giuridiche?
Se siete accettati per un ruolo in Coty, le informazioni raccolte durante il processo di ricerca del personale formeranno parte dei vostri dati in continuo aggiornamento di membro dello staff e saranno trattati secondo la nostra Informativa sulla privacy del dipendente.
4.1 Ci preoccupiamo di permettere l’accesso alle informazioni personali solo a coloro che ne hanno bisogno per svolgere le proprie attività e compiti, nonché ai terzi che abbiano una finalità legittima per accedervi. Ogniqualvolta permettiamo ad un terzo di accedere a informazioni personali, implementiamo misure appropriate per garantire che dette informazioni siano usate coerentemente con la presente Informativa e che ne siano preservate la sicurezza e la riservatezza.
4.2 Trasferimenti ad altre società del gruppo
Condivideremo le vostre informazioni personali con altri membri del Gruppo della Società nel mondo al fine di amministrare i nostri processi di ricerca del personale e di archiviare i dati.
4.3 Trasferimenti a fornitori di servizi di terze parti
Potremmo rendere determinate informazioni disponibili a terze parti che ci forniscono servizi legati al processo di ricerca del personale, tra cui:
- agenzie di ricerca del personale o di executive search coinvolte nella vostra selezione;
- fornitori di controllo dei precedenti o controlli di altro tipo e agenzie locali pertinenti di controllo dei casellari giudiziari;
- fornitori di archiviazione dei dati, servizi condivisi e piattaforme di ricerca del personale, sviluppatori IT e fornitori di assistenza e di servizi di hosting in relazione al nostro sito web carriere; e
- terze parti che forniscono assistenza e consulenza, in relazione tra l’altro a temi legali, finanziari/di revisione, di consulenza manageriale, assicurativi, di salute e sicurezza.
4.4 Potremmo, inoltre, divulgare informazioni personali a terze parti basandoci su altre basi giuridiche, tra cui:
- Località in cui avete fornito il consenso.
- Per adempiere ai nostri obblighi legali, incluso laddove sia necessario per rispettare la legge, un regolamento o un contratto, o per rispondere a un ordine del tribunale, in un processo amministrativo o giudiziario, tra cui, a titolo meramente esemplificativo ma non esaustivo, una citazione, un controllo governativo o un mandato di perquisizione.
- In risposta a richieste legittime da parte delle autorità pubbliche (incluso per finalità fiscali, di immigrazione, salute e sicurezza, sicurezza nazionale o applicazione della legge).
- Se necessario, per stabilire, esercitare o difendersi da azioni legali potenziali, minacciate o reali.
- Laddove necessario, per proteggere i vostri interessi vitali o quelli di un’altra persona, e/o
- In connessione con la vendita, l’allocazione o altro trasferimento delle nostre attività, in parte o in toto.
In alcuni casi, la condivisione di cui sopra potrebbe portare al trasferimento internazionale delle vostre informazioni personali, incluso dall’Area Economica Europea ad un Paese esterno. Tali Paesi potrebbero avere leggi sulla protezione dei dati diverse da quelle del vostro Paese (e, in certi casi, potrebbero non garantire un uguale grado di protezione).
Nello specifico, le società del nostro gruppo, le affiliate e i fornitori di servizi di terze parti operano in tutto il mondo. Ciò significa che, quando raccogliamo le vostre informazioni personali, potremmo trattarle in uno qualsiasi di questi Paesi nel rispetto delle leggi sulla privacy dei dati applicabili.
5. Periodi di conservazione dei dati
5.1 Le informazioni personali saranno archiviate d’accordo con le leggi applicabili e conservate per il periodo necessario a raggiungere le finalità indicate nella presente Informativa o per quanto altrimenti richiesto dalla legge applicabile. Generalmente, ciò significa che le vostre informazioni personali saranno conservate:
- Secondo i periodi di conservazione previsti nell’Informativa sulla privacy del dipendente della Società (laddove diventaste nostri dipendenti); oppure
- Per un periodo di 12 mesi successivi alla conferma di mancato successo della vostra candidatura, a meno che non ci richiediate di cancellare la vostra candidatura.
6. I vostri diritti in materia di privacy dei dati
6.1 Potete esercitare i diritti a voi concessi dalle leggi sulla protezione dei dati, come segue:
- Se desiderate accedere, correggere, aggiornare o richiedere la cancellazione dei vostri dati personali, lo potete fare in qualsiasi momento contattandoci ai dettagli di contatto forniti più avanti.
- Potete obiettare al trattamento delle vostre informazioni personali, chiederci di restringere il trattamento delle vostre informazioni personali o richiederne la portabilità. Come già detto, potete esercitare questi diritti contattandoci ai dettagli di contatto forniti più avanti.
- Se la raccolta ed il trattamento delle vostre informazioni personali avvengono con il vostro consenso, potete ritirarlo in qualsiasi momento. Il ritiro del consenso non influirà sulla liceità di qualsiasi trattamento che abbiamo condotto in precedenza, né influenzerà il trattamento delle vostre informazioni personali condotto ai sensi dei motivi di trattamento legale diversi dal consenso.
- Avete il diritto di sporgere reclamo presso un’autorità garante per la protezione dei dati in merito alla raccolta e all’uso da parte nostra delle vostre informazioni personali. Per maggiori informazioni, contattate l’autorità garante per la protezione dei dati locale. (I dettagli di contatto delle autorità garanti per la protezione dei dati nell’Area Economica Europea, in Svizzera e in alcuni Paesi non europei possono essere consultati qui.)
- Ai sensi della legge della California, se siete ivi residenti, potete richiedere e ottenere una volta l’anno, a titolo gratuito, le informazioni relative alla divulgazione (eventuale) delle vostre informazioni personali a terzi per scopi di marketing nell’anno solare precedente la richiesta.
Rispondiamo a tutte le richieste che riceviamo da parte di coloro che desiderano esercitare i loro diritti di protezione dei dati in conformità con le leggi applicabili sulla protezione dei dati.
7. Cookie
7.1 Come per la maggior parte dei siti web e delle applicazioni, Coty utilizza cookie e tecnologie simili per ottimizzare la vostra esperienza sul Sito web.
I cookie, la più diffusa tra queste tecnologie, sono piccoli file di dati piazzati sul vostro computer per facilitare la navigazione e potenziare la vostra esperienza sui siti di Coty.
Potete evitarne l’archiviazione rifiutando i cookie o cambiando le impostazioni del vostro browser. La maggior parte dei browser indica come smettere di accettare nuovi cookie, come ricevere una notifica quando si riceve un nuovo cookie e come disattivare i cookie esistenti. Tuttavia si deve sapere che, disabilitando i cookie, alcune funzionalità e servizi del sito di Coty potrebbero non funzionare correttamente e cancellare i ritiri del consenso che si basano sui cookie, come ad esempio le analisi dei dati web.
Di seguito sono indicate le finalità principali dell’uso dei cookie da parte dei siti web di Coty.
7.2 Tipi di cookie
Assolutamente necessari: consentono a Coty di fornire una migliore esperienza in termini di prestazione e sicurezza, ad esempio facilitando il login del vostro account e determinando se il vostro browser abbia il JavaScript attivo.
Funzionale/di performance: i siti di Coty individueranno le vostre preferenze locali di visualizzazione e accesso al sito web, come la lingua preferita, la versione locale del sito web, le opzioni di visualizzazione, l’integrazione con l’e-mail o i social media (ad es., consentendovi di condividere un sito web di Coty attraverso il vostro account di Facebook).
8. Dettagli di contatto
8.1 Vi invitiamo a rivolgere domande o richieste relative alla presente Informativa a data_privacy@cotyinc.com o, in alternativa, potete far presente eventuali preoccupazioni al vostro consulente per la ricerca del personale, al contatto delle HR o al responsabile assunzioni.