Datenschutz – Informationen für alle potenziellen Mitarbeiter

Datenschutz-Hinweis für neue Mitarbeiter

Für Coty bedeutet Datenschutz, Vertrauen zu unseren Kunden, Verbrauchern und Mitarbeitern mittels proaktiver Verwaltung und proaktivem Management der Daten, die erfasst, verarbeitet und verwendet werden, aufzubauen. Coty bemüht sich stets um den Schutz von Daten und um die Gewährleistung der persönlichen Privatsphäre, sowie um die Generierung von Unternehmenswerten durch besseres Verständnis unserer Daten und durch Verarbeitung dieser Daten auf strukturierte und zielgerichtete Art. #BehaveBeautifully

Quick-Links

Bitte nehmen Sie sich die Zeit, diese Erklärung vollständig zu lesen, um sicherzustellen, dass Sie alle Informationen erhalten haben. Wenn Sie jedoch nur auf einen bestimmten Abschnitt in dieser Erklärung zugreifen möchten, können Sie auf den entsprechenden Link unten klicken und zu dem jeweiligen Abschnitt springen:

• Einführung
• Arten personenbezogener Daten, die wir erfassen, wenn Sie sich bewerben
• Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten
• An wen wir Ihre personenbezogenen Daten weitergeben und ins Ausland übertragen
• Datenaufbewahrungsfristen
• Ihre Datenschutzrechte
• Cookies
• Kontaktdaten

1. Einführung

1.1 Wir respektieren die persönlichen Datenschutzrechte und bemühen uns, personenbezogene Daten auf verantwortungsvolle Weise und gemäß den geltenden Gesetzen zu handhaben. Es ist wichtig, dass Sie diesen gesamten Hinweis aufmerksam lesen, da hier festgelegt wird, wie Coty Ihre personenbezogenen Daten handhabt, wenn Sie sich um eine Stelle oder eine andere Rolle bei uns bewerben und welche Rechte Sie im Zusammenhang mit diesen Informationen haben. Der Begriff „Bewerber“ wird in diesem Hinweis verwendet, um alle Personen zu bezeichnen, die sich um eine Stelle bewerben oder anderweitig versuchen, bei bzw. für uns zu arbeiten (sowohl unbefristet als auch befristet).

Wenn Sie bezüglich dieser Erklärung unsicher sind oder Anmerkungen oder Fragen haben, kontaktieren Sie uns bitte anhand der unten in Abschnitt acht aufgeführten Kontaktdaten.

2. Arten personenbezogener Daten, die wir erfassen, wenn Sie sich bewerben

2.1 Automatisch gesammelte Informationen

Sie können die Karriereseite von Coty, einschließlich des Einstellungsbereiches unserer Webseite („Webseite“) besuchen und nach Stellen suchen, ohne personenbezogene Daten anzugeben. Wir erfassen jedoch bestimmte Daten von Ihrem Gerät automatisch, wenn Sie unsere Website besuchen. Wir erfassen mitunter auch Daten darüber, wie Ihr Gerät mit uns interagiert hat, einschließlich der Seiten, auf die zugegriffen wurden, und der Links, die angeklickt wurden, wie Sie zur und von der Webseite navigieren, Abstürze und Download-Fehler sowie Reaktionszeiten. Weitere Einzelheiten über Cookies und ähnliche Technologien, einschließlich Anleitungen, wie Sie Ihre Cookie-Einstellungen anpassen können, finden Sie unten in den Abschnitten über Cookies.

2.2 Von Ihnen erfasste personenbezogene Daten

Im Laufe des Einstellungsprozesses erfassen und verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten entsprechend der Prozessphase, der Rolle, für die Sie sich beworben haben, und der geltenden Gesetze. Dies umfasst (unter anderem):

• Identifikations- und Kontaktdaten – einschließlich Ihres Namens, Ihrer Adresse, Ihrer E-Mail-Adresse, Ihrer Telefonnummer und anderer Kontaktdaten, Ihres Geschlechts, Ihres Geburtsdatums, Ihrer Staatsangehörigkeit(en), Ihrer nationalen Identifikationsmerkmale (wie z. B. nationaler Personalausweis/Reisepass, Sozialversicherungsnummer(n)).
• Beschäftigungsverlauf – wie beispielsweise vorherige Arbeitgeber und Stellenbezeichnungen/Positionen.
• Hintergrundinformationen – wie beispielsweise akademische/berufliche Qualifikationen, Stellenqualifikationen, Bildung, in Ihrem Lebenslauf enthaltene Daten (was Daten über jegliche Mitgliedschaften oder Interessen einschließen kann, die sensible personenbezogene Daten darstellen), Kopien und Beschäftigungsreferenzen.
• Kontaktdaten bezüglich jeglicher personenbezogener Referenzen oder Referenzen vorheriger Arbeitgeber (einschließlich des Namens, der Kontaktdaten, des Arbeitgebers und der Stellenbezeichnung).
• Details Ihres Einwanderungs-/Aufenthaltsgenehmigungsstatus.
• Vorherige Bewerbungen/Rollen (Informationen bezüglich vorheriger Bewerbungen, die Sie beim Unternehmenskonzern eingereicht haben, und/oder vorheriger Beschäftigungsverlauf beim Unternehmenskonzern).
• Sonstige Daten, die Sie während des Prozesses freiwillig zur Verfügung stellen, einschließlich über Assessment Center/Übungen und Vorstellungsgespräche.

Als Grundregel versuchen wir, während des Einstellungsprozesses keine der folgenden Daten zu erfassen oder zu verarbeiten: rassenbezogene oder ethnische Herkunft, religiöser Glauben, politische oder philosophische Ansichten oder Gewerkschaftszugehörigkeiten; genetische Daten; biometrische Daten zum Zwecke einer individuellen Identifikation oder Daten bezüglich Ihrer Gesundheit/ Ihres Sexuallebens („sensible personenbezogene Daten“), sofern dies nicht gesetzlich zulässig oder zum Befolgen der geltenden Gesetze erforderlich ist.

Unter bestimmten Umständen müssen wir mitunter für legitime einstellungsbezogene Zwecke einige personenbezogene Daten erfassen oder auf freiwilliger Offenlegungsbasis verlangen: zum Beispiel Daten über Ihre Nationalität/ethnische Herkunft, Ihr Geschlecht und ggf. Ihre Behinderungen zum Zwecke der Überwachung der Chancengleichheit, zum Befolgen der Gesetze gegen Diskriminierung und für behördliche Meldeverpflichtungen, oder Daten über Ihre physische und geistige Gesundheit zur Auswahl der Unterkünfte für den Einstellungsprozess und/oder der nachfolgenden Stellenfunktion. Sie können während des Einstellungsprozesses freiwillig weitere personenbezogene Daten zur Verfügung stellen. Coty bemüht sich, gleichberechtigte Beschäftigungsmöglichkeiten bereitzustellen, und die von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten werden sicher und vertraulich gehandhabt und haben keinen Einfluss auf die Einstellungsentscheidung.

2.3 Aus anderen Quellen erfasste personenbezogene Daten:

• Von Gutachtern bereitgestellte Referenzen.
• Sonstige Hintergrundinformationen, die von akademischen Institutionen und Schulungs- oder Zertifizierungsanbietern bereitgestellt oder bestätigt wurden.
• Daten aus Strafregisterauszügen, die anhand von Strafregisterprüfungen erlangt wurden.
• Von Hintergrundüberprüfungsagenturen und anderen externen Datenbankinhabern bereitgestellte Daten (zum Beispiel Kreditreferenzagenturen und Verzeichnisse beruflicher/sonstiger Zwangsmaßnahmen).
• Von Personal- oder Headhunter-Agenturen bereitgestellte Daten.

Aus öffentlich zugänglichen Quellen erlangte Daten, einschließlich jeglicher von Ihnen genutzter Plattformen sozialer Medien, oder sonstige online verfügbare Daten.(immer nur soweit zulässig und gemäß den geltenden Gesetzen).

3. Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten

3.1 Wir erfassen und verwenden Ihre personenbezogenen Daten für Einstellungszwecke, insbesondere zum Bestimmen Ihrer Qualifikationen für eine Beschäftigung und zum Treffen einer Einstellungsentscheidung. Im Rahmen der geltenden Datenschutzgesetzgebung sind wir verpflichtet, mindestens einen der angegebenen Gründe vorzuweisen, bevor wir Ihre personenbezogenen Daten erfassen und verwenden können. Coty beruft sich bezüglich der Verarbeitung Ihrer Daten im Zusammenhang mit dem Einstellungsprozess auf die folgenden rechtlichen Grundlagen:

Was sind die rechtlichen Grundlagen?

Ausüben oder Abschließen eines Vertrags

Im Rahmen des Einstellungsprozesses müssen wir Ihre Daten verarbeiten, um Ihre Fähigkeiten, Ihre Qualifikationen und Hintergrund bezüglich einer bestimmten Rolle zu bewerten, Ihre Daten zu verifizieren, unsere Referenz- oder Hintergrundprüfungen auszuführen (falls zutreffend), den Einstellungsprozess zu verwalten und mit Ihnen darüber zu kommunizieren.

Erfüllen unserer rechtlichen Verpflichtungen

Wie in Abschnitt 2.2 beschrieben, müssen wir mitunter Ihre Daten verarbeiten, um unsere rechtlichen Verpflichtungen zu erfüllen, einschließlich derer im Rahmen des Einwanderungs- und Arbeitsrechts.

Verfolgen unserer legitimen Interessen

Sofern eine derartige Verarbeitung nicht Ihre Rechte beschneidet, können wir im Rahmen der geltenden Gesetze Ihre personenbezogenen Daten verwenden, um unsere legitimen Interessen zu verfolgen, zum Beispiel für die Verwaltung des Meldewesens und zum Schützen der Rechte und Interessen von Coty, unserer Mitarbeiter, unserer Bewerber und Dritter.

Einwilligung

Unter bestimmten eingeschränkten Bedingungen müssen wir gegebenenfalls Ihre Einwilligung einholen, um die personenbezogenen Daten zu erfassen und zu verwenden. Wir können uns beispielsweise auf eine Einwilligung berufen, wenn Sie uns sensible personenbezogene Daten zur Verfügung gestellt haben. Wenn wir die Einwilligung benötigen, wird dies zu dem Zeitpunkt, an dem wir Ihre Informationen anfragen, deutlich gemacht. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie uns anhand der in Abschnitt acht unten aufgeführten Kontaktdaten kontaktieren.

Lebenswichtige Interessen

Unter bestimmten Umständen benötigen wir gegebenenfalls Ihre personenbezogenen Daten, um Ihre lebenswichtigen Interessen oder die einer anderen Person zu schützen.

Wenn Sie für eine Rolle bei Coty akzeptiert sind, bilden die im Laufe des Einstellungsprozesses erfassten Daten einen Teil unserer fortlaufenden Personalakte und werden gemäß Ihres Mitarbeiterdatenschutzhinweises verarbeitet.

4. An wen wir Ihre personenbezogenen Daten weitergeben und ins Ausland übertragen

4.1 Wir achten darauf, nur denjenigen Zugriff zu personenbezogenen Daten zu gewähren, für die ein solcher Zugriff zum Ausführen ihrer Aufgaben und Pflichten erforderlich ist, sowie Dritten, die einen legitimen Grund zum Zugreifen darauf haben. Immer, wenn wir einem Dritten Zugriff auf personenbezogene Daten gewähren, ergreifen wir angemessene Maßnahmen, um sicherzustellen, dass die Daten gemäß dieser Erklärung verwendet werden und dass die Sicherheit und Vertraulichkeit der Daten aufrechterhalten bleiben.

4.2 Übertragungen an andere Konzernunternehmen

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten an andere Mitglieder des Unternehmenskonzerns weltweit weiter, um unsere Einstellungsprozesse zu verwalten und um Daten zu speichern.

4.3 Übertragungen an Drittdienstleister

Wir gewähren mitunter Dritten, die Dienstleistungen bezüglich des Einstellungsprozesses für uns erbringen, Zugriff auf bestimmte personenbezogene Daten, darunter:

• an unserer Einstellung beteiligte Personal- oder Headhunter-Agenturen;
• Anbieter von Hintergrundüberprüfungen oder sonstigen Überprüfungen sowie Agenturen zur Überprüfung von relevanten lokalen Strafregistern;
• Anbieter von Datenspeicherung, gemeinsamen Diensten und Rekrutierungsplattformen, IT-Entwickler und Support-Anbieter sowie Anbieter von Hosting-Dienstleistungen bezüglich unserer Karrierewebsite und
• Dritte, die Support und Beratung einschließlich der Bereiche Rechtswesen, Finanzwesen/Prüfung, Unternehmensberatung, Versicherungswesen, Gesundheit und Sicherheit anbieten.

4.4 Wir legen mitunter auch personenbezogene Daten gegenüber Dritten auf anderer Rechtsgrundlage offen, darunter:

• Wenn eine Einwilligung vorliegt;
• zum Erfüllen unserer rechtlichen Verpflichtungen, darunter bei Bedarf zum Einhalten von Gesetzen, Bestimmungen oder Verträgen oder als Reaktion auf einen Gerichtsbeschluss oder ein administratives oder gerichtliches Verfahren, darunter u a. eine Vorladung, eine behördliche Kontrolle oder ein Durchsuchungsbeschluss;
• als Reaktion auf rechtmäßige Anfragen von Behörden (einschließlich für Steuer-, Einwanderungs-, Gesundheits- und Sicherheitszwecke, die nationale Sicherheit betreffende Zwecke sowie Vollstreckungszwecke);
• soweit erforderlich, zum Erstellen, Ausüben oder Verteidigen gegen potenzielle, angedrohte oder tatsächliche Rechtsansprüche;
• bei Bedarf zum Schützen Ihrer vitalen Interessen oder die einer anderen Person und/oder
• im Zusammenhang mit dem Verkauf, der Übereignung oder einer anderen Übertragung unseres gesamten Unternehmens oder eines Teils davon.

In einigen Fällen kann die oben beschriebene Weitergabe dazu führen, dass Ihre personenbezogenen Daten international übertragen werden, einschließlich vom Europäischen Wirtschaftsraum in ein externes Land. In diesen Ländern gibt es mitunter Datenschutzgesetze, die von den Gesetzen Ihres Landes abweichen (und in einigen Fällen nicht dasselbe Schutzniveau bieten).

Insbesondere unsere Konzern- und Tochtergesellschaften sowie Drittdienstleister sind weltweit tätig. Dies bedeutet, dass wir die von Ihnen erfassten personenbezogenen Daten mitunter in jedem dieser Länder gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen verarbeiten.

5. Datenaufbewahrungsfristen

5.1 Die personenbezogenen Daten werden gemäß den geltenden Gesetzen gespeichert und so lange aufbewahrt, wie es zum Erfüllen der in diesem Hinweis beschriebenen Zwecke erforderlich oder anderweitig gesetzlich vorgeschrieben ist. Dies bedeutet im Allgemeinen, dass Ihre personenbezogenen Daten aufbewahrt werden:

• gemäß den im Mitarbeiterdatenschutzhinweis des Unternehmens aufgeführten Aufbewahrungsfristen (wenn Sie Mitarbeiter werden) oder
• für einen Zeitraum von 6 Monaten nach der Bestätigung, dass Ihre Bewerbung nicht erfolgreich war, sofern Sie nicht beantragen, dass wir Ihre Bewerbung löschen.

6. Ihre Datenschutzrechte

6.1 Sie können die im Rahmen der geltenden Datenschutzgesetze zustehenden Rechte folgendermaßen wahrnehmen:

• Wenn Sie auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen, sie korrigieren, aktualisieren oder ihre Löschung beantragen möchten, können Sie dies jederzeit tun, indem Sie uns anhand der unten aufgeführten Kontaktdaten kontaktieren.
• Sie können Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einlegen, uns auffordern, die Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu beschränken, oder die Übertragbarkeit Ihrer personenbezogenen Daten beantragen. Auch hier können Sie diese Rechte wahrnehmen, indem Sie uns anhand der unten aufgeführten Kontaktdaten kontaktieren.
• Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten mit Ihrer Einwilligung erfasst haben und verarbeiten, können Sie Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen. Der Widerruf Ihrer Zustimmung hat keine Auswirkungen auf die Rechtmäßigkeit jeglicher Verarbeitung, die wir vor Ihrem Widerruf durchgeführt haben, und hat auch keinen Einfluss auf die Verarbeitung der personenbezogenen Daten, die im Vertrauen auf andere rechtmäßige Verarbeitungsgründe als die Zustimmung erfolgten.
• Sie haben das Recht, Beschwerde bei einer Datenschutzbehörde bezüglich unserer Erfassung und Verwendung der personenbezogenen Daten einzulegen. Bezüglich weiterer Informationen kontaktieren Sie bitte Ihre lokale Datenschutzbehörde. (Die Kontaktdaten der Datenschutzbehörden im Europäischen Wirtschaftsraum, in der Schweiz und in bestimmten Ländern außerhalb Europas sind hier verfügbar).
• Nach kalifornischem Recht können Sie, wenn Sie in Kalifornien ansässig sind, einmal im Jahr kostenlos Informationen über unsere Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte zu Marketingzwecken im vorangegangenen Kalenderjahr (falls zutreffend) anfordern und von uns erhalten.

Wir reagieren auf alle Anfragen von Personen, die ihre Datenschutzrechte in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen ausüben möchten.

7. Cookies

7.1 Wie die meisten Websites und Anwendungen, verwendet auch Coty Cookies und ähnliche Technologien, um Ihre Erfahrung auf der Webseite zu optimieren.

Cookies, die üblichste dieser Technologien, sind kleine Datendateien, die auf Ihrem Computer platziert werden, um Ihr Internetverhalten und Ihre Erfahrungen auf den Seiten von Coty zu verbessern.

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Unten sind die Hauptzwecke aufgeführt, für welche die Websites von Coty Cookies verwenden.

7.2 Cookie-Arten

Unbedingt notwendig - Ermöglicht Coty, eine bessere Erfahrung bezüglich Leistung und Sicherheit bereitzustellen, wie z.B. die Vereinfachung des Anmeldens und die Bestimmung dessen, ob bei Ihrem Browser JavaScript aktiviert ist

Funktion/Leistung - Die Seiten von Coty identifizieren Ihre lokalen Präferenzen bezüglich der Anzeige der Webseite und des Zugriffs darauf, wie z.B. Ihre bevorzugte Sprache, die lokale Webseiten-Version, die Anzeigeoptionen, die Integration in E-Mail oder soziale Medien (d.h. dass Sie eine Webseite von Coty über Ihr Facebook-Konto teilen können).

8. Kontaktdaten

8.1 Bitte richten Sie alle Fragen oder Anfragen bezüglich dieses Hinweises an data_privacy@cotyinc.com, oder tragen Sie alternativ alle Anliegen Ihrem Personalberater, Kontakt der Personalabteilung oder Personalverantwortlichen vor.